Een payrollbedrijf neemt mensen in dienst die vervolgens bij jouw praktijk aan het werk gaan.
In tegenstelling tot bij een uitzendbureau doe je bij een payrollbureau zelf de werving en selectie. Dus heb jij iemand op het oog die je er graag in je praktijk bij wil hebben en zij of hij wil dat ook? En je wil niet de juridische verantwoordelijkheid van werkgever op je nemen? Dan kun je je kandidaat aanmelden bij een payrollbedrijf. Zo’n bedrijf neemt jouw kandidaat in dienst en neemt het juridisch werkgeverschap op zich. Dat betekent dat zij onder meer de verantwoordelijkheid overnemen voor het beheer van de arbeidscontracten, de salarisadministratie, het verzuimmanagement en pensioenafdrachten.

Functioneel werkgeverschap

Het functionele werkgeverschap berust bij jou. Dat wil zeggen dat jij bepaalt wanneer en hoeveel uur de pedicure in jouw praktijk werkt. Je bent de baas en kunt aangeven welke werkzaamheden de pedicure moet doen. Ook het houden van functionerings- en beoordelingsgesprekken valt onder jouw verantwoordelijkheid. En je dient te zorgen voor een veilige en gezonde werkplek.

In tegenstelling tot bij een uitzendbureau blijft de kandidaat exclusief voor jou werkzaam en kan niet in geval van parttimewerkzaamheden op de overige uren bij een ander bedrijf geplaatst worden.

Omrekenfactor

Daar betaal je natuurlijk wel wat voor. Veelal wordt het bruto-uurloon dat je aan het bureau betaalt, vermenigvuldigd met een zogeheten omrekenfactor. Hierin worden reserveringen opgenomen voor vakantiegeld, vakantiedagen, verzuim en feestdagen, sociale premies en werkgeverslasten, ziekteafdekking en een marge voor het payrollbedrijf.

Wat als omrekenfactor wordt gehanteerd, verschilt per bedrijf en per situatie. Gemiddeld rekenen de bedrijven een omrekenfactor tussen de 1,5 en 1,9. Een voorbeeld: laten we voor het gemak stellen dat het bruto-uurloon is vastgesteld op €10. De omrekenfactor van het betrokken payrollbedrijf is 1,7. Dan betaal je het bedrijf voor de ingehuurde pedicure per gewerkt uur €10 x 1,7 = €17. Zou je de werknemer zelf in dienst hebben, zou je ook te maken hebben met dit soort kosten, met uitzondering van de marge voor het payrollbedrijf.

In de praktijk

Nynke Kooistra van Salon Nynke, Medisch Pedicure & Schoonheidssalon, werkt in haar praktijk in Leeuwarden met een payrollconstructie voor de pedicure en de schoonheidsspecialiste, beiden oud stagiaires. Daarnaast verhuurt ze nog ruimtes aan een nagelstyliste, een PMU-artist, een botox-& fillerarts en een wax specialiste. “Ik beschik over vier behandelruimtes en het zou zonde zijn als die niet volop gebruikt worden.”

Nynke realiseerde zich enkele jaren geleden dat ze er wel een pedicure bij kon hebben in haar praktijk. Dus onderzocht ze of ze de stagiaire die geslaagd was voor haar opleiding kon betrekken bij haar praktijk. “Maar als je iemand in loondienst neemt, heb je ook te maken met al die afdrachten voor sociale lasten, premies en pensioen. Dat vind ik best ingewikkeld en ik laat dat graag over aan een organisatie die er dagelijks mee te maken heeft. Dan kan ik me concentreren op mijn vak.” Nynke onderzocht wat een payrollbedrijf voor haar zou kunnen betekenen. “Het voordeel van een payrollbedrijf is dat ik iemand kan aanmelden om bij mij in de praktijk te komen werken, zonder dat ik de rol als werkgever heb. De pedicure – en later volgde ook de schoonheidsspecialiste – staan namelijk onder contract bij het payrollbedrijf.”

Nynke: “Ik heb geen omkijken naar een salarisadministratie, loonheffing, doorbetaling bij ziekte etc.” En dat is iets wat de praktijkeigenaar rust geeft. “Ook kan ik het contract op elk moment opzeggen en ik heb dan niets van doen met een UWV of andere instantie.”

“De pedicure vult zelf haar uren in via een website van het payrollbedrijf en ik krijg daar vervolgens een melding van en kan de gewerkte uren controleren. Na mijn akkoord krijgt de werknemer uitbetaald.”

“Wel kom je in een soort managementfunctie terecht, omdat je de pedicure moet aangeven welke werkzaamheden ze moet verrichten en ook het werkoverleg moet organiseren. Omdat ik veel stagiaires heb begeleid, was ik dat wel gewend om te doen.”

Voor de pedicure is er binnen 3 jaar tijd al 3 keer een tijdelijk contract geweest. “Daarna kun je geen tijdelijk contract meer afsluiten. Dit speelde in de coronatijd net na de laatste lockdown. Ik heb toen voor veiligheid gekozen en haar via het payrollbedrijf een contract van minimaal 2 uren per week aangeboden. Als er weer een lockdown zou komen, dan hoefde ik maar die 2 uur per week te betalen. In werkelijkheid werkte ze tussen de 20-25 uren per week. Met de drukte van nu, zou ik nu voor een hoger aantal uren gaan kiezen.”

Kosten

Het bruto-uurloon dat Nynke betaalt, wordt vermenigvuldigd met een omrekenfactor van 1,75. Nynke: “In de eerste 3 contracten is deze lager dan later. Dit heeft te maken met de reserveringen die het payrollbedrijf maakt. Ik ging over van een contract voor onder de 21 jaar naar 21+ jaar. Daardoor ging het minimumloon omhoog en dus ook alle reserveringen. Bovendien krijgt de werknemer meer rechten bij een vast contract, dus ook daar zit een stukje reserveringsopslag in.”

Waar let je op bij het kiezen van een payrollbedrijf

Voor de coronaperiode (en voor de invoering van de Wet arbeidsmarkt in balans, red.) waren er in Nederland zo’n 1227 gecertificeerde payrollbedrijven (1). Niet ieder payrollbedrijf biedt dezelfde diensten aan of is transparant in wat er opgenomen is in de omrekenfactor en of er nog andere zaken gefactureerd zullen worden. Informeer hier goed naar.

Let erop dat het bedrijf een SNA-keurmerk heeft. Dat betekent dat het aan de NEN 4400-1 norm voldoet en twee keer per jaar door een onafhankelijke keuringsinstantie financieel en administratief wordt doorgelicht. Kijk ook of het payrollbedrijf is aangesloten bij de Algemene Bond Uitzendonderneming (ABU) of de Nederlandse Bond voor Bemiddelings- en Uitzendondernemingen (NBBU). Deze bonden hebben hun eigen cao’s waar de werknemers die bij hun in dienst komen onder vallen. Daarnaast zijn er nog payrollbedrijven met een eigen CAO.

Bronnen:
www.watispayroll.nl/ (geraadpleegd 02-08-2022)
www.rijkshoverheid.nl/ (geraadpleegd op 04-08-2022)